엑셀로 책 대여를 관리할 때 생기는 문제 5가지

처음 책을 빌려줄 때는 엑셀 한 장이면 충분합니다. 그런데 책과 아이가 늘어나면 같은 문제가 계속 반복됩니다. 지금 책 대여 관리를 엑셀로 하고 계신다면, 아래 다섯 가지 중 몇 개를 겪고 있는지 세어 보세요.

1. 반납 표시를 깜빡한다

수업이 끝나고 아이들이 한꺼번에 책을 내밀면, 책은 받았는데 엑셀에 표시를 못 하는 일이 생깁니다. 장부에는 그 아이가 계속 책을 가지고 있는 것으로 남고, 나중에 부모님께 잘못된 반납 안내가 나가기도 합니다.

2. 나가 있는 책이 또 나간다

반대로 아직 돌아오지 않은 책이 반납된 것처럼 표시되거나, 확인 없이 다른 아이 이름으로 새 줄이 추가되기도 합니다. 엑셀은 같은 책이 두 줄에서 동시에 "대출 중"이어도 막지 않습니다. 이렇게 되면 실제로 누가 책을 가지고 있는지 아무도 모르게 됩니다.

3. 누가 늦는지 한눈에 안 보인다

반납일이 지난 책을 찾으려면 날짜 수식이나 필터를 매번 다시 걸어야 합니다. 누군가 정렬을 잘못하면 줄이 섞이고, 수식이 깨져도 바로 알아차리기 어렵습니다.

4. 여러 선생님이 같은 파일을 고친다

PC마다 파일 사본이 생기거나, 두 사람이 비슷한 시간에 저장하면서 한쪽 기록이 사라집니다. 공유 문서를 써도 같은 칸을 동시에 고치면 어느 기록이 맞는지 알기 어렵습니다.

5. 이름 오타로 기록이 갈라진다

"김서윤", 뒤에 띄어쓰기가 붙은 "김서윤 ", 오타 난 "김서연"은 엑셀에서 서로 다른 사람입니다. 같은 아이의 기록이 셋으로 나뉘면, 상담 때 보여 줄 읽은 책 목록도 정확하지 않습니다.

엑셀로 계속 쓴다면 이렇게 줄이세요

• 반납 칸에는 "O" 대신 반납한 날짜를 적습니다.
• "대출 중"인 줄만 보이는 필터를 만들어 두고 매일 확인합니다.
• 파일은 하나만 두고, 사본을 만들지 않습니다.
• 회원 이름은 직접 타자로 치지 않고 목록에서 고르게 합니다(데이터 유효성 검사).

다만 이 방법도 결국 사람이 매번 확인해야 합니다. 책이 수백 권을 넘고 대출하는 선생님이 둘 이상이라면 프로그램으로 바꾸는 편이 덜 수고롭습니다.

프로그램으로 바꾸면 달라지는 점

북렌디로 하면 이렇게 됩니다

북렌디는 회원 카드와 책 바코드를 찍어 대출하고, 반납은 책만 찍으면 끝납니다. 아직 반납되지 않은 책은 어느 PC에서 찍어도 "대출 차단 — 아직 반납되지 않은 책입니다"라고 막히고, 같은 제목을 아직 반납하지 않은 아이에게는 같은 제목의 다른 권도 나가지 않습니다.

대출 기간이 지난 책은 홈 화면과 연체 목록에 모입니다. 반납 기록에는 바코드로 찍었는지 마우스로 눌렀는지, 누가 처리했는지가 남아서 실수가 생겨도 확인할 수 있습니다. 쓰던 엑셀은 엑셀 옮기는 방법대로 그대로 가져오면 됩니다.