엑셀로 쓰던 책 목록, 대출 프로그램으로 옮기는 법

프로그램을 바꾸기로 마음먹으면 가장 먼저 걱정되는 것이 지금까지 쌓아 둔 엑셀입니다. 몇천 줄짜리 책 목록을 다시 입력할 수는 없으니까요. 다행히 도서 목록 엑셀을 조금만 정리해 두면 대부분 한 번에 옮겨집니다.

이 글은 옮기기 전에 엑셀에서 할 일과, 옮긴 뒤 확인할 것을 순서대로 정리했습니다.

1. 한 줄에 책 한 권, 첫 줄은 칸 이름

프로그램은 엑셀을 위에서부터 한 줄씩 읽습니다. 그래서 아래 세 가지만 지켜도 오류가 크게 줄어듭니다.

• 첫 줄에는 "바코드, 제목, 저자, BL, 연령, 시리즈"처럼 칸 이름만 둡니다.
• 합쳐진 칸(셀 병합)은 모두 풀고, 중간의 빈 줄이나 소계 줄은 지웁니다.
• 책이 여러 시트에 나뉘어 있으면 한 시트로 모읍니다.

2. 바코드 앞자리 0 지키기

엑셀은 숫자처럼 보이는 값의 앞자리 0을 지워 버립니다. 라벨에는 00123이 붙어 있는데 엑셀에는 123으로 들어가 있으면, 옮긴 뒤 바코드를 찍어도 책을 찾지 못합니다.

새로 입력할 때는 바코드 칸을 먼저 텍스트 서식으로 바꾼 뒤 입력하세요. 이미 0이 지워진 칸은 서식만 바꿔서는 돌아오지 않으니, 책에 붙은 라벨과 자릿수를 맞춰 다시 적어야 합니다.

3. 겹치는 바코드 정리하기

같은 바코드가 두 줄에 있으면 프로그램은 어느 책인지 알 수 없습니다. 엑셀에서 바코드 칸을 고른 뒤 조건부 서식 → 중복 값을 쓰면 겹치는 번호가 색으로 표시됩니다. 실제 책을 찾아 한 권은 새 번호로 바꾸고 라벨도 다시 붙입니다.

회원 카드 번호와 책 바코드가 같은 경우도 확인해 두세요. 대출할 때 책인지 회원인지 헷갈리게 됩니다.

4. 레벨과 숫자 칸 정리

BL 칸에는 "BL 2.5"가 아니라 2.5처럼 숫자만 둡니다. 연령도 "5~7세"면 모든 줄을 같은 형식으로 맞춥니다. 형식이 섞여 있으면 그 줄만 레벨 없이 등록됩니다.

5. 회원 명단과 대출 중인 기록도 함께

옮기는 순서는 책 → 회원 → 대출 기록입니다. 대출 기록은 보통 회원 이름으로 연결되기 때문에, 이름 오타나 띄어쓰기 차이가 있으면 다른 사람으로 인식됩니다. 이름이 같은 아이가 둘이라면 미리 구분해 두세요.

특히 아직 반납되지 않은 대출 기록은 꼭 같이 옮기세요. 바꾸는 날 나가 있던 책이 "반납된 책"으로 보이면, 그 책이 다른 아이에게 다시 나갈 수 있습니다.

6. 올린 뒤 확인할 것

• 등록된 책 수가 원래 엑셀 줄 수와 맞는지
• 책 몇 권을 골라 실제로 바코드를 찍어 보기
• 대출 중인 책 수가 옮기기 전과 같은지

북렌디로 하면 이렇게 됩니다

북렌디 엑셀 가져오기에 파일을 올리면 칸 이름을 보고 바코드·제목·BL 같은 칸을 알아서 맞추고, 틀린 칸은 직접 바꿀 수 있습니다. 저장하기 전 미리보기에서 "파일 안에서 바코드가 겹치는 줄", "제목이 빈 줄", "BL·Pts가 숫자가 아니어서 비우고 등록하는 줄"처럼 문제가 있는 줄을 사유별로 보여 줍니다. 문제 줄만 엑셀로 내려받아 고친 뒤 다시 올리면 됩니다.

회원과 대출 이력도 같은 화면에서 가져옵니다. 회원을 찾지 못했거나 같은 이름의 회원이 여러 명인 대출 기록은 따로 알려 줘서, 나가 있는 책을 놓치지 않습니다. 사용 방법 영상에서 가져오기 과정을 볼 수 있습니다.